Tietosuojaseloste

Paperityöväen Työttömyyskassan jäsentietojen tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetus (2016/679) 13 ja 14 artiklat

päiv. 26.3.2024

Työttömyyskassa ylläpitää rekisteriä jäsenistään työttömyysturva- ja vuorotteluvapaalaissa tarkoitettujen etuuksien järjestämiseksi sekä jäsenmaksujen perimiseksi.

Rekisterinpitäjä

Paperityöväen työttömyyskassa
PL 349, 00531 Helsinki
Puhelin: 010 289 7760
Käyntiosoite, Hakaniemenranta 1, 2. krs, 00530 Helsinki

Yhteyshenkilöt

kassanjohtaja Päivi Äijälä (paivi.aijala(at)paperiliitto.fi)
tietosuojavastaava Tuomas Kangas (tuomas.kangas(at)paperiliitto.fi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Paperityöväen Työttömyyskassa ylläpitää yhdistysrekisterilaissa tarkoitettua luetteloa jäsenistään. Jäsenrekisteriä käytetään henkilötietojen ja jäsenmaksutietojen käsittelyyn jäsenyysasioiden hoitamiseksi.

Työttömyyskassa myöntää työttömyysturva- ja vuorottelukorvauslain sekä muita kassan toimialaan kuuluvia etuuksia. Tämän tehtävän hoitamiseksi työttömyyskassa ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja jäsenistä ja etuudensaajista.

Tietoja käytetään lakisääteisessä jäsenyys- ja etuusasioiden käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään etuustietojen selvittämiseen Verohallinnolle, Eläketurvakeskukselle, sosiaali- ja terveysministeriölle, työ- ja elinkeinoministeriölle, Finanssivalvonnalle sekä muille tahoille, joilla on lakiin perustuva tietojensaantioikeus.

Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6. artiklan 1 c) kohtaan. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (24.8.1984/603) ensimmäiseen pykälään.

Henkilörekisteritietoja käytetään kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien työttömyyskassan toimeenpanemien etuuksien kuten työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja vuorotteluvapaalaissa (1305/2002) tarkoitetun vuorottelukorvauksen järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille sekä työttömyyskassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa.

Paperityöväen Työttömyyskassa ei pysty toimeenpanemaan kassan käsittelemien etuuksien maksamista, ellei rekisteröity toimita käsittelylle tarpeellisia tietoja.

Rekisteröityihin ei kohdisteta automaattista päätöksenantoa tai profilointia.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

• henkilötunnus ja nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, nimen jatke)
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite
• kielikoodi
• sukupuolikoodi
• jäsenyystiedot: työttömyyskassaan liittymispäivä, eropäivä ja eron syy, jäsenlaji, jäsentyyppi (yksilöjäsen / liittojäsen), ammattiosaston nimi, numero ja liittymispäivä, ammattiliiton jäsenyyden kesto ja eron syy
• jäsenen sopimusalat, tehtävätiedot, koulutustiedot sekä työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja, kuten työnantajan ja/tai työpaikan tiedot, työsuhteen tiedot, jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
• edellisen (tai edellisten) työttömyyskassan jäsenyysaika ja erosyy jäsenmaksu- ja laskutiedot (aika, summa) yksilöjäsenillä
• alle 18-vuotiaiden lasten syntymäajat
• turvakielto
• jäsenen asettama kielto lähettää asiakastutkimuksia ja työllistymisen edistämiseen tähtääviä tiedotteita
• jäsenhakemukseen ja sen käsittelyyn liittyvät tiedot
• etuuden hakemiseen, asian käsittelyyn, asiakasneuvontaan ja maksatukseen liittyvät tiedot
• mahdolliset valitusasioihin, takaisinperintään tai väärinkäytösten käsittelyyn liittyvät tiedot.

Paperikassa.fi-sivustolla käytetään evästeitä kävijätietojen analysointiin. Evästeiden avulla voimme saada tietoa sivustomme kävijämääristä ja eniten vierailluista sivuista. Tiedon perusteella voimme kehittää verkkosivujamme.

Sivustolla käytetään Google Analytics -evästeitä. Lisätietoja Googlen yksityisyyskäytännöistä ja Google Analyticsin käytöstä löytyy osoitteesta https://support.google.com/analytics/answer/6004245.

Kirjautumista vaativissa sivuston osissa käytetään lisäksi kirjautumisen muistavaa evästettä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työttömyyskassan jäsenrekisteriin saadaan tietoja säännönmukaisesti hakijan itsensä toimittamasta jäsenhakemuksesta, jäsenen toimittamista ilmoituksista, Paperiliitto r.y:n ammattiosastojen ilmoituksista, jäsenen edellisestä ammattiliitosta, työnantajilta, työttömyyskassasta, ja viranomaisilta. Lisäksi tietoja kerätään sellaisista viranomaisrekistereistä, joihin työttömyyskassalla on laillinen käyttöoikeus.

Näitä tietolähteitä ovat:

• henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhdetiedot jäsenhakemuksessa annetuista tiedoista ja palvelusopimuksen mukaisesti Paperiliitto r.y.:n päivityksistä
• jäsenmaksutiedot Paperiliitto r.y.:n jäsenmaksurekisteristä
• lapsi- ja osoitetiedot Digi- ja väestötietovirastosta
• ennakonpidätystiedot Verohallinnolta
• työvoimapoliittiset lausunnot työvoimaviranomaisilta
• työhistorian laskentaa varten tiedot Eläketurvakeskuksen rekisteriotteelta
• yritystoimintatiedot Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä
• muiden etuuksien maksatustiedot Kansaneläkelaitokselta, eläkelaitoksilta tai muilta työttömyyskassoilta
• palkka-, etuus- ja työsuhdetiedot tulorekisteristä
• maksatus- ja etuustiedot etuushakemuksista ja etuuskäsittelystä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan kassasta erotetun tai eronneen jäsenen uudelle ammattiliitolle tai työttömyyskassalle jäsenasioiden hoitamista varten. Lisäksi tietoja voi käsitellä työttömyyskassan alihankkijoina tai ulkopuolisina palveluntarjoajina toimivat sopimuskumppanit erillisten sopimusten mukaisesti. Tällöin ulkopuoliset kumppanit toimivat tietojenkäsittelijän roolissa ja heiltä edellytetään sopimuksissa vaitiolositoumusta ja riittäviä tietoturvatoimenpiteitä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin.

Avoin työttömyyskassa A-kassaan sulautumisen valmistelun yhteydessä molempien kassojen jäsenten henkilötietoja voivat käsitellä sekä Paperityöväen Työttömyyskassan että A-kassan tietyt nimetyt työntekijät. Käsittely tapahtuu aikaisintaan sen jälkeen, kun sulautumisen hyväksymispäätös ja siitä tiedottaminen jäsenille on tehty. Tietoja käsitellään vain sulautumisen valmisteluun liittyen ja sulautumisen toteuttamiseksi sekä jäsenten palvelemiseksi.

Jäsenrekisterissä olevia tietoja luovutetaan Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Kansaneläkelaitokselle, Verohallinnolle sekä muille viranomaisille, joilla on lain mukaan oikeus saada kassalta tietoja. Verottajalle tietoja luovutetaan jäsenmaksujen huomioon ottamiseksi verotuksessa.

Ei säännönmukaisia luovutuksia, eikä tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Paperityöväen Työttömyyskassa säilyttää jäsentensä tietoja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Jäsenhakemus liitteineen sekä jäsenyyspäätökset säilytetään jäsenyysajan ja kuusi vuotta sen päättymisen jälkeen. Muita jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja sekä kirjeenvaihtoa säilytetään kuusi vuotta.

Manuaalinen aineisto:

Jäseniä koskevan manuaalisen aineiston työttömyyskassa skannaa sähköiseen järjestelmään

Etuushakemusten käsittelyyn liittyviä asiakirjoja säilytetään kuusi vuotta. Takaisinperintään ja väärinkäytöksiin liittyviä asiakirjoja säilytetään perinnän ollessa voimassa sekä kuusi vuotta perinnän päättymisestä. Valituksiin liittyviä asiakirjoja säilytetään valituksen käsittelyn ajan ja kuusi vuotta valitusasteen päätöksestä.

Sähköinen aineisto:

Maksatusjärjestelmän rekisteritietoja säilytetään Paperityöväen Työttömyyskassan määräämässä tietokannassa, jota ylläpitää Futunio Oy erillisen sopimuksen mukaisesti. Tietokanta on suojattu ja siihen pääsemiseen tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin päivitettyä kopiota säilytetään Futunion lukitussa ja varmennetussa tilassa.

Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä vain ne Paperityöväen Työttömyyskassan palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta ne ovat oleellisia.

Kassan toimihenkilöillä on rekisteritietojen osalta salassapitovelvollisuus, joka on ikuinen.

Henkilötietojen tekninen suojaaminen

Jäsenten henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain Paperityöväen Työttömyyskassan tai Paperiliitto ry:n työntekijät, joille on myönnetty oikeudet käsitellä jäsentietoja liittyen työnkuvaansa. Maksujärjestelmään ja jäsenrekisteriin tallennettuja sähköisiä tietoja säilytetään Futunio Oy:n palvelimella. Postitse toimitetut jäsenhakemukset ja etuushakemukset säilytetään Työttömyyskassan tiloissa, johon on pääsy vain henkilökunnalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Jäsenten oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 mukaisesti. Jäsenellä on oikeus:

• tarkistaa omat tiedot
• pyytää vanhentuneiden tai virheellisten tietojen oikaisemista.
• valittaa selosteesta kuvatusta henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle.
• pyytää tietojaan poistettavaksi artiklan 17 mukaisesti. Poisto-oikeutta voi rajoittaa kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja.
• pyytää käsittelyn rajoittamista tilanteissa, jossa jäsen kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jäsenet voivat nähdä sekä korjata omia tietojaan eAsiointipalvelun kautta. Työttömyyskassa korjaa tai poistaa rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevat käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Korjauspyynnöt tulee esittää kirjallisesti. Korjausta pyytävän jäsenen henkilöllisyys tarkastetaan. Korjauspyynnön voi lähettää postitse, eAsioinnin kautta viestinä tai Paperityöväen Työttömyyskassan nettisivulta yhteydenottolomakkeella.